SOFIFI, SerambiTimur – Biro Umum Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Maluku Utara terus mendorong transformasi digital dalam pelayanan administrasi pemerintahan. Salah satunya melalui penerapan Sistem Informasi Biro Umum (SIBU) yang mulai mengubah pola pelayanan konvensional menjadi lebih cepat, praktis, dan terintegrasi.
Aplikasi berbasis mobile tersebut memungkinkan masyarakat maupun instansi yang hendak menyampaikan surat permohonan tanpa harus datang langsung ke kantor. Proses pengiriman surat hingga pemantauan disposisi dokumen kini dapat dilakukan secara digital melalui smartphone.
Inovator sekaligus pengembang SIBU, Aarrie, mengatakan aplikasi tersebut dirancang dengan konsep Zero-Cost Infrastructure, yakni pemanfaatan infrastruktur yang efisien dan terintegrasi dengan ekosistem cloud sehingga tidak membebani Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) untuk kebutuhan pemeliharaan server.
“SIBU kami rancang untuk menyelesaikan dua masalah sekaligus: memangkas waktu pelayanan dan mewujudkan budaya paperless office atau tata kelola tanpa kertas. Kini, mulai dari pengiriman surat masuk, pelacakan (tracking) dokumen secara real-time, hingga peminjaman ruang rapat, semuanya selesai dalam hitungan detik hanya dari genggaman smartphone,” jelas Aarrie di Sofifi.
Cegah Bentrok Jadwal Ruangan
Salah satu fitur unggulan SIBU adalah Manajemen Pinjam Ruangan. Fitur ini dilengkapi algoritma pemindaian irisan waktu yang secara otomatis mendeteksi dan menolak jadwal yang berpotensi bertabrakan.
Dengan sistem tersebut, penggunaan fasilitas pemerintah daerah seperti Aula Nuku dapat dikelola lebih tertib sekaligus meminimalkan risiko terjadinya double booking.
Tak hanya mengatur peminjaman ruangan, SIBU juga menyediakan Pusat Arsip Digital (PUSAD), pemantauan agenda pimpinan, serta sistem Lapor Kerusakan Fasilitas (Work Order).
Melalui fitur Work Order, misalnya, pegawai yang menemukan kerusakan fasilitas seperti AC, instalasi listrik, atau saluran air di lingkungan kantor gubernur cukup mengambil foto dan mengirimkan laporan melalui aplikasi. Laporan tersebut kemudian diteruskan kepada petugas teknisi untuk segera ditindaklanjuti.
Dorong SPBE dan Replikasi Inovasi
Penerapan SIBU dinilai tidak hanya memberikan kemudahan dalam pelayanan administrasi, tetapi juga memperkuat capaian Indeks Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) Pemerintah Provinsi Maluku Utara.
Lebih jauh, inovasi tersebut berpotensi menjadi proyek percontohan yang dapat direplikasi oleh perangkat daerah maupun pemerintah kabupaten/kota lainnya dalam membangun sistem administrasi pemerintahan yang lebih modern.
“Ini adalah bukti bahwa dengan kemauan berinovasi, kita bisa menciptakan birokrasi yang lincah (agile), transparan, dan melayani dengan prima. SIBU adalah langkah awal, dan kita akan terus mengembangkannya demi mewujudkan Maluku Utara yang lebih baik,” tutup Aarrie.
